Å finne nye kontorer kan se enkelt ut. I praksis handler det ikke om å flytte raskest mulig, men om å finne lokaler som faktisk passer virksomheten – i dag og noen år frem i tid.

1. Start med hvorfor

Vekst, endret arbeidsform, beliggenhet, rekruttering eller behov for andre fasiliteter kan være grunnen til at dagens lokaler ikke lenger fungerer. Når årsaken er tydelig, blir det enklere å definere hvilke egenskaper de nye lokalene må ha.

2. Begynn tidlig

Leiekontrakten setter ofte rammene for tidspunktet, men prosessen bør starte lenge før utløpsdato. Et godt markedssøk krever tid til å sammenligne alternativer, vurdere løsninger og eventuelt forhandle tilpasninger. Noen lokaler blir dessuten kjent i markedet før de annonseres offentlig.

3. La behovet styre tidspunktet

Kontraktslengde er viktig, men fremleie og andre løsninger kan gi større fleksibilitet enn mange tror. Dersom virksomhetens behov har endret seg vesentlig, kan det være riktig å vurdere flytting før dagens kontrakt løper ut.

Kontoret påvirker mennesker

Cellekontor eller åpent landskap? Stillerom, møterom, kantine, energi, inngangsparti og parkering? Valgene påvirker trivsel, kultur og rekruttering. Gode lokaler kan også bli en fysisk ambassadør for virksomheten og bidra til å gjøre den mer attraktiv for både ansatte og besøkende.

Det viktigste spørsmålet er derfor ikke bare om dagens lokaler fungerer nå, men om de fortsatt vil gjøre det når virksomheten utvikler seg videre.